La procédure décrit le processus de prise en compte et de règlement d’une difficulté ou d’un aléa survenant lors d’une formation.
RUBRIQUES INTRODUCTIVES
Domaine et limites d’application
La procédure s’applique lors la difficulté ou l’aléas impactent le bon déroulement de la formation et sont de nature à perturber l’apprentissage prévu et cela quelle qu’en soit l’origine ou la nature.
La difficulté ou l’aléa peuvent être de nature organisationnelle, humaine, matérielle ou environnementale.
Cette procédure est valable pour toutes les parties prenantes de la formation professionnelle (bénéficiaires, financeurs, sous traitants, coopérateurs, etc.)
Terminologie
Difficulté, aléa : événement volontaire ou pas, de nature à perturber la formation ou à perturber les apprentissages prévus. Un aléas est « un événement imprévisible » dont l’impact peut être émotionnel, matériel, psychologique, organisationnel … Sa conséquence négative est soumise à la perception subjective des personnes.
Documents de référence
Référentiel National Qualité, version 7 du 29 mars 2021, indicateur 31. Le prestataire met en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
ÉLÉMENTS ENTRANTS
Main d’oeuvre : le formateur, les stagiaires, le commanditaire du programme, le service de formation continue de l’établissement, tiers identifié ou pas, facteurs humains pouvant être à l’origine de la difficulté ou de l’aléa.
Matériel : peut être à l’origine de la difficulté ou de l’aléa.
Matière : peut être à l’origine de la difficulté ou de l’aléa.
Milieu : peut être à l’origine de la difficulté ou de l’aléa.
ÉLÉMENTS SORTANTS
Résultats attendus
La prise en compte de l’aléa et les mesures correctrice nécessaires ont permis la poursuite du programme.
Les mesures immédiates nécessaires à corriger la difficulté ou l’aléa, n’ont pu être mises en oeuvre ou se sont avérées insuffisante. Des mesures de récupération ont été proposées au commanditaire dans tous les autres cas.
Traçabilité & indicateurs
Tableau d’enregistrement et de suivi des difficultés et des aléas
Partage de la responsabilité entre ÉLÉGASIA et l’établissement commanditaire dans le déploiement de mesures correctrices ou palliatives.
ÉTAPES DU PROCESSUS
Information du commanditaire
Dès la signature de la convention ou le contrat de formation, le bénéficiaire et le commanditaire sont informé de la procédure de prise en compte d’une difficulté ou d’un aléa survenant durant la formation.
La présente procédure est présentée sur le site elegasia.com.
Difficulté ou aléa mineur
Dès que l’événement se produit, le formateur engage avec les stagiaires et avec leur accord, les mesures nécessaires pour en réduire ou en supprimer les conséquences péjoratives sur l’enseignement ou sur le bon d roulement de la formation. Il appartient à l'organisme de formation d’investiguer sur les causes de cette difficulté en initiant une discussion sur site ou à distance.
Soit la réaction immédiate est possible pour remédier à cette difficulté : auquel cas, l’organisme de formation formule la meilleure solution trouvée et la met immédiatement en oeuvre pendant la formation pour un retour rapide à la normale.
Soit la réaction ne peut être que différée à la fin du module de formation : l’organisme de formation rédige un courrier ou courriel selon les cas, pour formaliser la difficulté rencontrée et la recherche d’une solution pour un prochain retour à la normale. À ce stade, l’investigation a été suffisamment complète pour cerner les contours de la difficulté rencontrée.
Avec l’accord des stagiaires, la formation se poursuit.
Le commanditaire est informé a posteriori de l’événement et des mesures mises en oeuvre.
Difficulté ou aléa majeur
Dès que l’événement se produit, le formateur et les stagiaires constatent les conséquences péjoratives de l’événement sur l’enseignement ou sur le bon déroulement de la formation.
Le commanditaire ou le responsable de formation de l’établissement sont immédiatement informés de l’événement et de ses conséquences péjoratives sur le bon déroulement du programme pédagogique.
À ce stade, les causes de la difficulté ont été identifiées ainsi que les acteurs concernés. L’organisme de formation s’engage à résoudre la difficulté rencontrée pour la part qui le concerne, avant la reprise du module suivant de la formation. Si la difficulté concerne une autre partie prenante, l’organisme de formation formule par écrit les solutions envisagées pour engager les autres acteurs à sa résolution. Dans tous les cas, l’organisme de formation engage les discussions oralement (par Zoom avec l’enregistrement) avec toutes les parties prenantes jusqu’à trouver l’action corrective satisfaisante pour tous.
Si les causes de l’événement ou de l’aléa ne peuvent être éliminées et que la perturbation ne peut pas être résolue, la décision d’arrêt du programme est prise par le commanditaire ou le responsable de formation avec le formateur qui en informent les stagiaires.
Lorsque c’est possible, des mesures mises en oeuvre et organise ultérieurement et avec le formateur, la prévention de la récidive des événements ou situations perturbants.
Lorsque la réprogrammation de la formation est possible, celle-ci est proposée par le formateur au commanditaire qui en organise la mise en place et qui invite les stagiaires pour la session de substitution est planifiée. Ce délai de réponse est conditionné par la réactivité de tous les acteurs concernés. Il sera demandé dans ce courrier que les différentes parties prenantes répondent par écrit à ces propositions.
Compensation
Lorsque la formation est arrêtée, du fait d’un événement de force majeur et dont la responsabilité ne peut être imputée qui que ce soit, les frais de déplacement et d’hébergement sont dus au formateur.
Lorsque la responsabilité de l’arrêt de la formation peut être imputée au formateur, les honoraires de formation ne lui seront pas dus.
Lorsque la responsabilité de l’arrêt de la formation peut être imputée l’établissement ou aux stagiaires sous sa responsabilité, les honoraires de formation sont dus au formateur.
Lorsque le programme peut être reporté, les frais de déplacement et d’hébergement de la session reportée, sont dus au formateur et une nouvelle session est programmée.
Contestation
À défaut d’accord ou de contestation persistante, c’est le tribunal mentionné à la convention de formation qui sera saisi.
Dans tous les cas, un dossier est ouvert et reste actif pour tracer l’historique de tous les aléas rencontrées pendant les formations de manière à les anticiper le plus possible par l’apprentissage et les feed-back réguliers.
La procédure à aléas et difficultés et les données liées au dossier sont archivés et conservés dans un Registre des aléas pendant une durée de 3 ans à compter de la date de clôture du dossier ou de la cessation de la relation avec la Partie prenante.